Отдел документационного обеспечения

Основная задача Отдела документационного обеспечения

 

  1. Основной задачей Отдела организация документационного обеспечения Министерства в соответствии с требованиями исполнительного органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией, посредством:

а) разработки проектов ведомственных нормативных, нормативных правовых актов, регламентирующих организацию:

1) документационного обеспечения в структурных подразделениях Министерства;

2) документационного обеспечения в ведомственном архиве Министерства;

3) документационного обеспечения в подведомственных организациях;

4) создания и функционирования Центральной экспертной комиссии Министерства с целью обеспечение единого порядка документирования, общей организации работы с документами, подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

б) осуществления ведомственного контроля за исполнением единого порядка документирования, общей организации работы с документами в Министерстве, в подведомственных организациях;

в) подготовки документов к передаче в Центральный государственный архив Приднестровской Молдавской Республики.

 

Отдел в соответствии с основной задачей осуществляет следующие функции:

 

а)    организация документооборота в Министерстве;

б)    разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов Министерства;

в)    осуществление обработки поступающих и отправляемых документов посредством бумажного и электронного документооборота в государственной информационной системе «Межведомственный электронный документооборот»;

г)    осуществление формирования, обработки и контроля экспорта и импорта электронных документов между ведомственной информационной системой Министерства и государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот»;

д)    регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам, отправка и прием документов;

е)    согласование документов, представляемых на подпись (утверждение) министру, на соответствие действующим правилам;

ж)   постановка наиболее важных и срочных документов на контроль, контрольное сопровождение их исполнения, организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

з)     систематизация, оперативное хранение документов;

и)    осуществление учетно-справочной работы по состоящим на хранении и исполнении документам;

к)    контроль за состоянием работы с документами в структурных подразделениях Министерства, подведомственных организациях;

л)    разработка проектов бланков документов, нормативных и методических документов по делопроизводству;

м)    разработка проекта номенклатуры дел Министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документальной информации;

н)    контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях Министерства, подведомственных организациях;

о)    ведение архивной работы в Министерстве;

п)    организация заседаний Центральной экспертной комиссии Министерства по вопросам проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, организации работы по списанию документов с истекшим сроком хранения. отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в деятельности Министерства и в подведомственных организациях;

р)    обучение ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, консультирование руководящего состава подразделений по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

с)    участие в предоставлении государственных услуг, оказываемых Министерством путем направления регистрационных карточек заявлений на получение государственных услуг, посредством системы ведомственного электронного документооборота, сотрудникам Министерства, ответственным за предоставление конкретной государственной услуги, а также своевременной выдаче документов, являющихся результатом оказания государственной услуги;

т)    при необходимости и обращении структурных подразделений Министерства осуществлять создание электронной версии документов, направляемых на регистрацию в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики, в текстовом редакторе Microsoft Word, с соблюдением требований, установленных Правительством Приднестровской Молдавской Республики;

у)    ведение секретного делопроизводства и делопроизводства в части документов с грифом «Для служебного пользования», при наличии соответствующего допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну;

ф)    исполняет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены актами Министерства.

Прокрутить вверх