Об утверждении Положения о персональных данных гражданского служащего Приднестровской Молдавской Республики и ведении его личного дела

УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

26 июля 2012 г.
N 481

(САЗ 12-31)

(действующая редакция на 24.07.2019г.)

В соответствии со статьей 65 Конституции Приднестровской Молдавской Республики и на основании пункта 4 статьи 39 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 27 апреля 2012 года N 53-З-V “О государственной гражданской службе Приднестровской Молдавской Республики” (САЗ 12-18) постановляю:

1. Утвердить Положение о персональных данных гражданского служащего Приднестровской Молдавской Республики и ведении его личного дела (прилагается).
2. Руководителям государственных органов:

а) обеспечить защиту персональных данных гражданских служащих Приднестровской Молдавской Республики, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты;

б) определить лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих Приднестровской Молдавской Республики в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных.

3. Настоящий Указ вступает в силу со дня, следующего за днем официального опубликования.

Президент                                                                                         Е. Шевчук

Приднестровской Молдавской Республики

г. Тирасполь
26 июля 2012 г.
N 481

Приложение
к Указу Президента
Приднестровской Молдавской Республики
от 26 июля 2012 года N 481

 

Положение
о персональных данных гражданских служащего
Приднестровской Молдавской Республики и ведении его личного дела 

1. Общие положения
   

1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных гражданского служащего Приднестровской Молдавской Республики, а также порядок ведения его личного дела в соответствии со статьей 39 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 27 апреля 2012 года N 53-З-V “О государственной гражданской службе Приднестровской Молдавской Республики” (САЗ 12-18).
2. Личное дело гражданского служащего – это совокупность документов, содержащих персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с государственной гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
3. Персональные данные, внесенные в личное дело гражданского служащего, иные сведения, содержащиеся в его личном деле, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики, к сведениям, составляющим государственную тайну.
4. Под персональными данными, содержащимися в личном деле гражданского служащего либо подлежащими включению в личное дело в соответствии с настоящим Положением, понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни, позволяющие идентифицировать личность.
5. Руководитель государственного органа обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
6. Руководитель государственного органа определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных.
7. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Приднестровской Молдавской Республики, законов и иных нормативных правовых актов Приднестровской Молдавской Республики; содействия гражданскому служащему в прохождении службы, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения его персональных данных у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных и получить его письменное согласие;

в) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу неустановленные законами и другими нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики персональные данные гражданского служащего о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном законами и другими нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики;

е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных законом.

8. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

б) получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства Приднестровской Молдавской Республики. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.

9. Служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку, хранение и передачу персональных данных гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
10. В соответствии со статьей 40 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 27 апреля 2012 года N 53-З-V “О государственной гражданской службе Приднестровской Молдавской Республики” (САЗ 12-18) на основе персональных данных гражданских служащих в государственном органе формируются и ведутся реестры гражданских служащих, в том числе на электронных носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования.
11. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.
12. Личные дела гражданских служащих, назначаемых на должность, принимаемых на работу распорядительным актом руководителя государственного органа, ведутся отделом кадровой службы соответствующего государственного органа.
13. Личное дело гражданского служащего оформляется после издания соответствующего распорядительного документа о назначении на должность, приеме на работу.
14. Каждое личное дело имеет индивидуальный регистрационный номер.
    

2. Состав документов, включаемых в личное дело
   

15. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, с назначением на должность и увольнением с государственной службы. Личное дело гражданского служащего является документом с грифом “для служебного пользования”.

Личное дело оформляется в обложку единого образца.

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) собственноручно заполненный личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4 x 5 см и подписанный гражданином Приднестровской Молдавской Республики;

б) дополнение к личному листку по учету кадров – сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения личного листка по учету кадров;

в) автобиография;

г) копия свидетельства о рождении;

д) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

е) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

ж) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы Приднестровской Молдавской Республики;

з) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

и) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

к) копии распорядительных актов государственного органа о назначении лица на должность гражданской службы, об освобождении от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

л) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

м) копии решений о награждении государственными наградами Приднестровской Молдавской Республики, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

н) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

о) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

п) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Приднестровской Молдавской Республики;

р) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной службы Приднестровской Молдавской Республики (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

с) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

т) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

у) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности государственной гражданской службы.

17. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики.

Документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

18. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Приднестровской Молдавской Республики, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. 

3. Порядок заполнения документов личного дела гражданского служащего
   

19. Личный листок по учету кадров (далее – личный листок) является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении. Личный листок заполняется собственноручно при оформлении на государственную гражданскую службу.
20. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
21. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение).
22. При назначении на должность, приеме на работу гражданский служащий пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
23. Автобиография составляется гражданским служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления автобиографии и подпись.
24. Сотрудник кадровой службы или ответственный за учет и хранение личных дел, принимая личный листок, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами.
25. Дополнение к личному листку включает в себя два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
26. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (например, о переводе, перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с нее) со ссылкой на соответствующие правовые акты.
27. Во втором разделе помещаются сведения, отражающие профессиональную деятельность и изменения, внесенные в необходимые анкетные данные гражданского служащего:

а) награждение государственными наградами Приднестровской Молдавской Республики и присвоение почетных званий;

б) записи о наложении и снятии взысканий;

в) изменения в учетных сведениях о гражданском служащем (места жительства, семейного положения и другие.).

Все изменения вносятся на основании соответствующих документов, в том числе документов учебных заведений, органов записи актов гражданского состояния. Копии этих документов приобщаются к личному делу и вносятся в опись личного дела.

28. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.
29. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятии из дела, а также кем изъят документ, и по какой причине.
30. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
31. При подготовке личных дел к передаче на хранение на внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов личного дела.
32. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи.
33. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
    

4. Обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение
   личных дел гражданских служащих
   

34. К обязанностям кадровой службы относится:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 16 и 17 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личном деле гражданского служащего;

г) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела во всех случаях, предусмотренных действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.

35. Служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.
    

5. Порядок ознакомления с личными делами
   

36. Личное дело гражданского служащего может быть выдано во временное пользование должностным лицам, круг которых определяется руководителями соответствующего органа государственной власти.
37. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
38. Государственные служащие имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.
    Указанные лица обязаны своевременно информировать об изменениях в своих анкетных данных.

39. Личные дела не выдаются на руки гражданским служащим, на которых они ведутся.
40. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие органы государственной власти допускается по особому разрешению руководителя соответствующего органа государственной власти.
41. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия, фамилии руководителя, разрешившего изъятие документа, кому передан, когда будет возвращен.
    

6. Порядок учета, хранения и передачи
   в архив личных дел государственных служащих
   

42. Личные дела хранятся в кадровой службе органа государственной власти как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

При увольнении или переводе служащего, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому служащему по акту приема-передачи дел.

43. Для хранения личных дел гражданских служащих используются металлические сейфы, в которых личные дела располагаются в алфавитном порядке.
44. Помещение, в котором хранятся личные дела, опечатывается.
45. Исключен.
46. Исключен.
47. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 1 года со дня увольнения с государственной службы, после чего передаются в ведомственный архив.
    Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики о государственной тайне.

48. Личные дела уволенных гражданских служащих подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных гражданских служащих вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются в алфавитном порядке. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных гражданских служащих.
49. Личные дела гражданских служащих, замещающих должности государственной службы, после освобождения от замещения ими должностей государственной службы, оформляются в соответствии с существующим архивным законодательством и хранятся 75 лет в соответствующем ведомственном архиве.