Основная задача Отдела документационного обеспечения
- Основной задачей Отдела организация документационного обеспечения Министерства в соответствии с требованиями исполнительного органа государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и управления документацией, посредством:
а) разработки проектов ведомственных нормативных, нормативных правовых актов, регламентирующих организацию:
1) документационного обеспечения в структурных подразделениях Министерства;
2) документационного обеспечения в ведомственном архиве Министерства;
3) документационного обеспечения в подведомственных организациях;
4) создания и функционирования Центральной экспертной комиссии Министерства с целью обеспечение единого порядка документирования, общей организации работы с документами, подготовки документов к передаче в ведомственный архив;
б) осуществления ведомственного контроля за исполнением единого порядка документирования, общей организации работы с документами в Министерстве, в подведомственных организациях;
в) подготовки документов к передаче в Центральный государственный архив Приднестровской Молдавской Республики.
Отдел в соответствии с основной задачей осуществляет следующие функции:
а) организация документооборота в Министерстве;
б) разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов Министерства;
в) осуществление обработки поступающих и отправляемых документов посредством бумажного и электронного документооборота в государственной информационной системе «Межведомственный электронный документооборот»;
г) осуществление формирования, обработки и контроля экспорта и импорта электронных документов между ведомственной информационной системой Министерства и государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот»;
д) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам, отправка и прием документов;
е) согласование документов, представляемых на подпись (утверждение) министру, на соответствие действующим правилам;
ж) постановка наиболее важных и срочных документов на контроль, контрольное сопровождение их исполнения, организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
з) систематизация, оперативное хранение документов;
и) осуществление учетно-справочной работы по состоящим на хранении и исполнении документам;
к) контроль за состоянием работы с документами в структурных подразделениях Министерства, подведомственных организациях;
л) разработка проектов бланков документов, нормативных и методических документов по делопроизводству;
м) разработка проекта номенклатуры дел Министерства, обеспечение хранения дел и оперативного использования документальной информации;
н) контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях Министерства, подведомственных организациях;
о) ведение архивной работы в Министерстве;
п) организация заседаний Центральной экспертной комиссии Министерства по вопросам проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, организации работы по списанию документов с истекшим сроком хранения. отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов, образующихся в деятельности Министерства и в подведомственных организациях;
р) обучение ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, консультирование руководящего состава подразделений по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
с) участие в предоставлении государственных услуг, оказываемых Министерством путем направления регистрационных карточек заявлений на получение государственных услуг, посредством системы ведомственного электронного документооборота, сотрудникам Министерства, ответственным за предоставление конкретной государственной услуги, а также своевременной выдаче документов, являющихся результатом оказания государственной услуги;
т) при необходимости и обращении структурных подразделений Министерства осуществлять создание электронной версии документов, направляемых на регистрацию в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики, в текстовом редакторе Microsoft Word, с соблюдением требований, установленных Правительством Приднестровской Молдавской Республики;
у) ведение секретного делопроизводства и делопроизводства в части документов с грифом «Для служебного пользования», при наличии соответствующего допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну;
ф) исполняет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены актами Министерства.